Створення системи електронного документообігу на підприємстві роздрібної торгівлі на базі IBM FileNet

Client

Підприємство роздрібної торгівлі

Description

Одне з провідних російських підприємств роздрібної торгівлі

Industry

Location

Росія

Цілі і завдання проекту

Створення системи електронного документообігу на базі платформи IBM FileNet для автоматизації процесів організаційно-розпорядчого документообігу з метою:

  • Забезпечення доступності інформації та прозорості бізнес-процесів
  • Підвищення ефективності управління процесами
  • Скорочення витрат на робочі процеси шляхом:
    • усунення дублювання інформації та підвищення її надійності та релевантності
    • забезпечення швидкого та легкого пошуку інформації
    • мінімізації ручних операцій
    • зниження кількості паперових документів.
  • Підвищення рівня виконавської дисципліни за рахунок поліпшення контролю виконання поставлених завдань.

Опис проекту

В системі електронного документообігу автоматизовані наступні бізнес-процедури:

  • Організація нарад: формування порядку денного і протоколів засідань
  • Постановка задач
  • Організація діловодства: реєстрація і обробка вхідних документів, в тому числі по електронній пошті, звичайною поштою, кур’єрською поштою, і факсів; вихідних документів; іншої документації
  • Облік і виконання нормативних документів
  • Організація багаторівневого доступу до документів
  • Реєстрація та обробка інших даних.

Реалізовані наступні механізми роботи в системі:

  • Створення / редагування / відхилення / затвердження / опублікування / зберігання документів
  • Призначення відповідального / делегування повноважень (привласнення тимчасової відповідальної особи)
  • Підтримка декількох мов
  • Створення документів на основі шаблонів
  • Підтримка різних версій бізнес-процесів
  • Призначення і делегування ролей в бізнес-процесах
  • Організація маршрутизації документів і бізнес-процесів
  • Ведення журналу системних подій
  • Пошук інформації
  • Ведення звітності, в тому числі створення аналітичних звітів, з можливістю експортування їх в Microsoft Word або Excel.

Крім цього, в системі передбачена можливість віддаленої роботи з документами з використанням iPad. Синхронізація документів і завдань в системі відбувається при наявності інтернет-підключення, для безпеки інформаційного з’єднання використовуються власні інструменти шифрування та протокол HTTPS, аутентифікація користувача здійснюється через доменне ім’я і пароль.

Результати проекту

  • 20 000 користувачів
  • 10 000 нових документів в день
  • 15 000 змін документів в день
  • Інтеграція з SAP HR
  • Off-line клієнт для iPad

Основні переваги системи:

  • Висока продуктивність і масштабованість системи, а також можливість одночасної роботи тисяч користувачів
  • Зручний і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс
  • Скорочення часу пошуку документа
  • Підвищення операційної ефективності, зниження витрат
  • Виняток необхідності виготовлення копій документів
  • Збільшення продуктивності співробітників
  • Виключення ризиків втрати важливої бізнес-інформації
  • Максимальне збереження і безпека даних
  • Зниження обсягу паперових документів
  • Робота з різними форматами файлів
  • Централізоване зберігання даних
  • Підтримка декількох мов
  • Off-line-робота з документами з використанням мобільних пристроїв, в тому числі з можливістю відхилення / затвердження і додавання коментарів в автономному режимі
  • Аудит і моніторинг виконання процесів за допомогою журналу системних подій і журналу дій користувача.

Крім цього, функціональність системи може бути розширена і адаптована для задоволення потреб окремих організацій.