Створення системи електронного документообігу на підприємстві роздрібної торгівлі на базі IBM FileNet

Цілі і завдання проекту

Створення системи електронного документообігу на базі платформи IBM FileNet для автоматизації процесів організаційно-розпорядчого документообігу з метою:

• Забезпечення доступності інформації та прозорості бізнес-процесів
• Підвищення ефективності управління процесами
• Скорочення витрат на робочі процеси шляхом:
  • усунення дублювання інформації та підвищення її надійності та релевантності
  • забезпечення швидкого та легкого пошуку інформації
  • мінімізації ручних операцій
  • зниження кількості паперових документів.
• Підвищення рівня виконавської дисципліни за рахунок поліпшення контролю виконання поставлених завдань.

Опис проекту

В системі електронного документообігу автоматизовані наступні бізнес-процедури:

• Організація нарад: формування порядку денного і протоколів засідань
• Постановка задач
• Організація діловодства: реєстрація і обробка вхідних документів, в тому числі по електронній пошті, звичайною поштою, кур’єрською поштою, і факсів; вихідних документів; іншої документації
• Облік і виконання нормативних документів
• Організація багаторівневого доступу до документів
• Реєстрація та обробка інших даних.

Реалізовані наступні механізми роботи в системі:

• Створення / редагування / відхилення / затвердження / опублікування / зберігання документів
• Призначення відповідального / делегування повноважень (привласнення тимчасової відповідальної особи)
• Підтримка декількох мов
• Створення документів на основі шаблонів
• Підтримка різних версій бізнес-процесів
• Призначення і делегування ролей в бізнес-процесах
• Організація маршрутизації документів і бізнес-процесів
• Ведення журналу системних подій
• Пошук інформації
• Ведення звітності, в тому числі створення аналітичних звітів, з можливістю експортування їх в Microsoft Word або Excel.

Крім цього, в системі передбачена можливість віддаленої роботи з документами з використанням iPad. Синхронізація документів і завдань в системі відбувається при наявності інтернет-підключення, для безпеки інформаційного з’єднання використовуються власні інструменти шифрування та протокол HTTPS, аутентифікація користувача здійснюється через доменне ім’я і пароль.

Результати проекту

• 20 000 користувачів
• 10 000 нових документів в день
• 15 000 змін документів в день
• Інтеграція з SAP HR
• Off-line клієнт для iPad

Основні переваги системи:

• Висока продуктивність і масштабованість системи, а також можливість одночасної роботи тисяч користувачів
• Зручний і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс
• Скорочення часу пошуку документа
• Підвищення операційної ефективності, зниження витрат
• Виняток необхідності виготовлення копій документів
• Збільшення продуктивності співробітників
• Виключення ризиків втрати важливої бізнес-інформації
• Максимальне збереження і безпека даних
• Зниження обсягу паперових документів
• Робота з різними форматами файлів
• Централізоване зберігання даних
• Підтримка декількох мов
• Off-line-робота з документами з використанням мобільних пристроїв, в тому числі з можливістю відхилення / затвердження і додавання коментарів в автономному режимі
• Аудит і моніторинг виконання процесів за допомогою журналу системних подій і журналу дій користувача.

Крім цього, функціональність системи може бути розширена і адаптована для задоволення потреб окремих організацій.