Міграція на SAP S/4HANA: все піде не за планом, але вихід є

В кінці 2027 року підтримка пакету бізнес-додатків SAP Business Suite 7 (до складу якого входить флагманське рішення SAP ERP 6.0) закінчиться. Деякі компанії за великі гроші зможуть продовжити її до кінця 2030 року, але після цього залишиться лише один варіант – SAP S/4HANA. Підтримку цієї системи продовжили як мінімум до кінця 2040 року.

Навіщо переходити на SAP S / 4HANA, якщо SAP ERP 6.0 буде працювати ще 7 років

Здається, що зараз хвилюватися нема про що: ERP-система, яку ви запустили на початку 2000-х років, відмінно працює, в ній все налаштоване та все знайоме. Але якщо ви роками працюєте в ERP та не оновлюєте її, така «заморожена» система з кожним роком все більше розростається та все сильніше застаріває. А ось вартість підтримки при цьому постійно зростає. Коли ви нарешті вирішите перейти на S/4HANA, неминуче зіткнетеся з безліччю неприємних нюансів: десь версія не відповідає, десь не виходить запустити перевірку, десь взагалі не працюють модулі. Все це сильно ускладнить перехід або навіть зробить його неможливим. Часто застарілі системи не можна перенести в рамках конверсії, доводиться робити нове впровадження.

Система, яка застаріла вже сьогодні, через 7 років застаріє остаточно, а відмовитися від неї все одно доведеться. Краще витратити цей час не на дорогу підтримку старої ERP, а на знайомство з новими можливостями S/4HANA, які принесуть користь вашому бізнесу. S/4HANA – це висока продуктивність, аналітика в режимі реального часу, безшовна інтеграція з платформами Internet of Things та Big Data, можливість використання хмарних рішень та простий зручний інтерфейс для користувачів.

Коли почати міграцію на S/4HANA, щоб встигнути вчасно

2027 рік не так далеко, як хотілося б. Якщо почати перехід на SAP S/4HANA занадто пізно, то можна не встигнути завершити міграцію вчасно. Запустивши процес за пару років до закінчення підтримки, ви можете витратити рік на підготовку, а потім ще рік на оновлення модулів та елементів системи. Часу на те, щоб спокійно перейти на SAP S/4HANA, не залишиться.

Адже робота в компанії не зупиняється: вам потрібно вести бухгалтерський та податковий облік, закуповувати матеріали та обладнання, наймати нових співробітників, укладати договори з партнерами. Ваша ERP-система щодня поповнюється новими даними. За минулі роки їх накопичилося величезна кількість, а за наступні 7-10 років стане в рази більше. Міграція накопичених історичних даних в нову версію SAP S4/HANA – одне з ключових завдань модернізації системи. Чим менше об’єм цих даних, тим дешевше та швидше пройде перехід на S/4HANA. Додайте сюди вартість модернізації обладнання або архівування існуючих, постійно зростаючих обсягів даних для того, щоб зберігати продуктивність вашої ERP-системи на прийнятному рівні.

Тому вже зараз варто почати з технічної оцінки переходу на S/4HANA. Ви дізнаєтеся, скільки часу та ресурсів вам буде потрібно для переходу, зможете точно спланувати роботу з міграції, отримати повну розкладку по існуючим та потенційним ризикам, а також інноваційним можливостям S/4HANA. А далі можна буде вирішувати: впроваджувати нову ERP зараз, через рік, через 5 років.

Оцінка залежить від розміру системи та займає від 2 тижнів до 2-3 місяців. На саму міграцію потрібно від 3-4 місяців для малого та середнього бізнесу до 7 місяців та більше для великого. Технічна оцінка не тільки триває, а й коштує в рази менше, ніж сама міграція. При цьому вона може виявити такі нюанси, через які перехід на S/4HANA може зрушити на кілька місяців. Адже чим раніше бізнес отримає можливість користуватися перевагами інноваційної платформи, тим швидше вона окупиться та почне приносити вигоду.

Як перейти з Business Suite 7 на S/4HANA: 4 сценарії

Універсального плану міграції не існує: кожній компанії підходить свій сценарій. Вибір залежить від розміру та віку підприємства, кількості користувачів, наявності інших систем, які керують бізнес-процесами. Після технічної, функціональної та стратегічної оцінки ІТ-структури компанії консультант разом з SAP-фахівцями визначає, як міграція на SAP S/4HANA може поліпшити бізнес та допомогти йому в цифровий трансформації.

Після проведення оцінки ви отримаєте список завдань, які потрібно буде виконати, та рекомендацію про те, який сценарій краще використовувати. Для переходу на «наземну версію» S/4HANA On-premise їх чотири:

1. Нове впровадження (Greenfield Implementation).
2. Перетворення ERP в S/4HANA (System Conversion/Brownfield).
3. Гібридна міграція (Hybrid/Selective Data Transition).
4. Трансформація ландшафту (Landscape Transformation).

1: Нове впровадження

Нове впровадження (Greenfield) підходить не тільки в тих випадках, коли раніше компанія не користувалася ERP взагалі або працювала з іншим вендором, наприклад, 1С. Буває, що власник бізнесу колись вирішив вкласти гроші в створення ERP-системи, впровадив багато модулів SAP, провів багато інтеграцій та налаштувань, але в підсумку використовував лише малу їх частину. Вийшла «роздута» система, в якій є багато всього, що нікому не потрібно. Якщо провести міграцію, вийде ще одна система з дорогим непотрібним функціоналом, який вимагатиме постійних вкладень. Простіше зробити нове впровадження тільки з тими бізнес-процесами, на яких сфокусований бізнес.

Аналіз великої кількості існуючих систем показує: до 60% розробленого при первинному впровадженні «під замовлення» функціоналу (розширень ERP-системи) ніколи не використовується. Чому це відбувається – предмет окремої розмови.

2: Перетворення ERP в S/4HANA

Перетворення ERP в S/4HANA (System Conversion/Brownfield) рекомендується, коли бізнес-процеси зрозумілі та описані. Якщо за роки роботи з SAP ERP 6.0 ви постійно підтримували та оновлювали систему, відключали невикористовувані модулі та навчали своїх співробітників роботі з новим функціоналом, то це допоможе провести міграцію швидко та комфортно. Активація нових можливостей S/4HANA виконується після завершення проекту – зі швидкістю, зручною конкретному підприємству.

3: Гібридна міграція

Гібридна міграція (Hybrid / Selective Data Transition) проводиться тоді, коли необхідно не тільки конвертувати те, що зараз є в системі, а й кастомізувати функціонал, по-новому налаштувати його в S/4HANA. Наприклад, компанія давно використовує ERP (або кілька таких систем), і в них є багато вдалих рішень, які активно використовуються та відмовлятися від яких не доцільно. В рамках проекту гібридної міграції створюється нова S/4HANA-система (як при New Implementation), але в неї переносяться вдалі рішення та необхідні дані (як при System Conversion). Є багато вдалих прикладів реалізації описаного підходу.

4: Трансформація ландшафту

Трансформація ландшафту (Landscape Transformation) потрібна тоді, коли в компанії використовуються кілька SAP ERP систем та/або неSAP-додатки, функціональність яких доцільно поетапно перенести в нову, єдину систему S/4HANA: аналітичні платформи, програми для управління персоналом, додатки для організації закупівлі тощо. В такому випадку потрібно налагодити перехід зі старого ландшафту на новий: провести міграцію даних з різних джерел за допомогою спеціальних інструментів SAP Landscape Transformation. Дані, які зберігаються в успадкованих додатках, будуть зведені в ядро S/4HANA. Це стане першим швидким кроком до єдиної системи, після чого залишиться спланувати поетапне перенесення в єдину систему S/4HANA застарілих бізнес-додатків з виведенням їх з експлуатації.

Перейти на S/4HANA якомога раніше варто ще й для того, щоб в майбутньому у вас не виникало таких проблем з оновленнями та міграцією даних.

Багато інноваційних можливостей для цифрової трансформації бізнесу вже зараз доступні тільки в хмарнії версії S/4HANA. Щоправда, для такого проекту доступний тільки один сценарій – нове впровадження.

Про SAP-практику IBA Group

Більше 3500 кінцевих користувачів вже працюють в системах SAP S/4HANA, реалізованих фахівцями компанії IBA Group по всьому світу.

IBA Group володіє статусами SAP S/4HANA, HANA Recognized Expertise та є золотим сервісним партнером компанії SAP.